Privacy Beleid

1. Verwerkingsverantwoordelijke

DeedsWork, gevestigd in de regio Groningen (hierna “DeedsWork”, “wij” of “ons”), is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die worden verwerkt in het kader van werving en selectie. Voor vragen over deze privacyverklaring kunt u contact opnemen via info@deedswork.nl.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wij verzamelen en verwerken uitsluitend gegevens die nodig zijn om uw geschiktheid voor een functie te beoordelen en contact met u te onderhouden. Het gaat om:

• Voor‑ en achternaam;
• Telefoonnummer;
• E‑mailadres;
• Woonplaats;
• Het cv en de informatie daarin, zoals werkervaring, opleidingen en vaardigheden;
• Eventuele aanvullende informatie die u zelf verstrekt (bijvoorbeeld in een motivatie of toelichting);
• Aantekeningen van sollicitatiegesprekken en correspondentie;
• Eventuele test- of assessmentresultaten (indien gebruikt);
• Gegevens over beschikbaarheid, salarisindicatie en overige sollicitatierelevante informatie.

Wij vragen u geen bijzondere persoonsgegevens (zoals ras, religie, gezondheid) of burgerservicenummer (BSN) te vermelden. Als dergelijke gegevens toch in uw cv of toelichting staan, zullen wij deze niet gebruiken voor het selectieproces en streven wij ernaar ze te verwijderen.

3. Hoe verkrijgen wij gegevens?

De gegevens die wij verwerken ontvangen wij in de regel rechtstreeks van u via ons sollicitatieformulier, per e‑mail, via WhatsApp, sociale‑media‑kanalen of via onze recruitmentpartners. Daarnaast kunnen wij informatie toevoegen, zoals gesprek‑snotities of testresultaten, en in sommige gevallen openbare gegevens raadplegen op bijvoorbeeld LinkedIn. Wij zullen informatie uit openbare bronnen altijd met u bespreken.

4. Doeleinden en rechtsgrondslag

Wij verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

1. Beoordeling van geschiktheid: beoordelen of u past bij openstaande functies en onze opdrachtgevers;
2. Communicatie: contact opnemen over de sollicitatieprocedure en het plannen van gesprekken;
3. Voorbereiding van een arbeidsovereenkomst: opstellen en aanbieden van een contract indien u wordt aangenomen;
4. Wettelijke verplichtingen: vaststellen van uw identiteit en recht op tewerkstelling indien u in dienst treedt;
5. Talentpool (met toestemming): bewaren van uw gegevens voor toekomstige vacatures indien u daarvoor toestemming geeft.

De belangrijkste rechtsgrondslagen zijn de uitvoering van een precontractuele relatie (artikel 6 lid 1 sub b AVG) en ons gerechtvaardigd belang bij een zorgvuldig werving‑en‑selectieproces (artikel 6 lid 1 sub f AVG). Voor het langer bewaren van uw gegevens in onze talentpool vragen wij expliciete toestemming, omdat toestemming de juiste grondslag is voor die aanvullende verwerking. U kunt deze toestemming te allen tijde intrekken.

5. Bewaartermijnen

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk. Concreet betekent dit:

• Afgewezen kandidaten: uw gegevens worden uiterlijk vier weken nadat de sollicitatieprocedure is afgerond verwijderd, tenzij wij wettelijk verplicht zijn ze langer te bewaren;
• Talentpool: als u toestemming geeft om in onze talentpool opgenomen te worden, bewaren wij uw gegevens maximaal 12 maanden. Daarna vragen wij u opnieuw om toestemming of verwijderen wij de gegevens;
• Aangenomen kandidaten: uw gegevens worden onderdeel van het personeelsdossier en worden verwerkt volgens het interne privacybeleid voor werknemers.

6. Met wie delen wij gegevens?

Uw gegevens zijn uitsluitend toegankelijk voor de medewerkers van DeedsWork en (indien van toepassing) onze backoffice‑partner. Wij delen uw gegevens niet met opdrachtgevers voordat wij u hiervoor hebben benaderd. Wanneer een match wordt gemaakt, verstrekken wij een cv en relevante informatie aan de betreffende opdrachtgever zodat deze een geïnformeerde keuze kan maken. Daarnaast maken wij gebruik van dienstverleners voor:

• Recruitment‑ en CRM‑software;
• Documentopslag;
• AI‑tools voor cv‑parsing en matching;
• Backoffice‑ en payrollservices wanneer u daadwerkelijk wordt uitgezonden.

Met deze verwerkers sluiten wij verwerkersovereenkomsten conform artikel 28 AVG, zodat zij persoonsgegevens alleen verwerken in opdracht van DeedsWork en met passende beveiligingsmaatregelen. Indien persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt (bijvoorbeeld door een AI‑dienstverlener in de VS), maken wij gebruik van door de Europese Commissie goedgekeurde modelcontractbepalingen of andere passende waarborgen.

7. Gebruik van AI

DeedsWork gebruikt artificiële‑intelligentie‑technologie (AI) als ondersteuning bij het analyseren van cv’s en bij het matchen van kandidaten met vacatures. Deze AI‑systemen helpen ons om snel bepaalde criteria te herkennen en aanbevelingen te doen. Een menselijke recruiter beoordeelt echter altijd de resultaten en neemt de uiteindelijke beslissing.

Indien u bezwaar hebt tegen het gebruik van AI in uw sollicitatie, kunt u dit aangeven via info@deedswork.nl. U hebt recht op een menselijke beoordeling en kunt ons om uitleg vragen over de resultaten van de AI‑analyse.

8. Beveiliging van uw gegevens

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beveiligen. Zo maken wij gebruik van SSL/TLS‑beveiliging op onze website, beperken wij de toegang tot gegevens tot betrokken medewerkers, gebruiken wij sterke wachtwoorden en tweefactorauthenticatie, en controleren wij regelmatig onze systemen op kwetsbaarheden. Bestanden met cv’s worden opgeslagen in beveiligde omgevingen en worden niet langer bewaard dan nodig.

9. Uw rechten

U heeft als betrokkene de volgende rechten:

• Recht op inzage: u mag vragen welke persoonsgegevens wij van u verwerken;
• Recht op rectificatie: u kunt onjuiste gegevens laten verbeteren of aanvullen;
• Recht op verwijdering: u kunt ons verzoeken uw gegevens te verwijderen wanneer wij deze niet meer nodig hebben of wanneer u toestemming intrekt;
• Recht op beperking van verwerking: u kunt in bepaalde gevallen vragen de verwerking van uw gegevens te beperken;
• Recht op dataportabiliteit: u kunt ons verzoeken uw gegevens aan u of een andere organisatie over te dragen;
• Recht van bezwaar: u kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens op basis van ons gerechtvaardigd belang;
• Recht op intrekking van toestemming: als wij uw gegevens op basis van toestemming verwerken, kunt u deze toestemming op ieder moment intrekken.

Verzoeken kunt u indienen via info@deedswork.nl. Wij reageren binnen vier weken. Bent u het niet eens met de afhandeling van uw verzoek, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).

10. Wijzigingen in deze verklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen, bijvoorbeeld wanneer wetgeving wijzigt of wanneer onze processen veranderen. De meest recente versie vindt u altijd op onze website. Wij adviseren u om deze verklaring regelmatig te raadplegen.